1. OBJETO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
1.1. Objeto de la Política
La presente Política de Protección de Datos Personales para Proveedores de FARLETZA-COURIER S.A. (en adelante, la «Política») tiene por objeto dar estricto cumplimiento al principio de transparencia consagrado en el ordenamiento jurídico ecuatoriano e informar de manera clara, oportuna, explícita, detallada y completa a todos los proveedores de bienes y servicios respecto a las condiciones, métodos, finalidades, bases de legitimación y plazos bajo los cuales se realiza el tratamiento de sus datos personales, así como de los datos del personal natural que estos utilicen para la ejecución de las prestaciones comerciales. Esta Política comprende y regula todas las operaciones de tratamiento —tales como la recopilación, registro, organización, estructuración, almacenamiento, conservación, modificación, consulta, utilización, comunicación, transferencia, difusión, supresión o destrucción— ejecutadas por FARLETZA-COURIER S.A. en el marco del desarrollo, negociación, formalización, ejecución y liquidación de sus relaciones comerciales y contractuales con proveedores, aliados y contratistas. Las disposiciones aquí contenidas rigen de manera complementaria a las cláusulas particulares de protección de datos (Data Processing Agreements o DPA) incorporadas en los respectivos contratos principales.
1.2. Identificación del Responsable del Tratamiento
De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento General de aplicación (RGLOPDP) y las resoluciones de carácter vinculante emitidas por la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP), la entidad jurídica que determina los fines, medios y alcance del tratamiento de la información regulada en este documento es:
• Razón Social: FARLETZA-COURIER S.A.
• Domicilio: AV. MIGUEL ALCIVAR Y VICTOR H. SICOURET EDIFICIO
TORRES DEL NORTE A PISO 2 OFICINA 205, Guayaquil, Ecuador
• Registro Único de Contribuyentes (RUC): 0993383171001
• Canal Electrónico Corporativo de Privacidad: legal@farletza.com.ec
En virtud de esta condición, FARLETZA-COURIER S.A. asume la posición jurídica de Responsable del Tratamiento, quedando sometida de forma irrestricta a las potestades de control, inspección y sanción de la autoridad de
control del Estado ecuatoriano, así como a las obligaciones de seguridad proactiva y demostrada previstas en la legislación penal, civil y administrativa vigente.
1.3. Datos de Contacto del Delegado de Protección de Datos (DPD)
En cumplimiento de las resoluciones emitidas por la SPDP respecto al registro obligatorio de profesionales calificados ante el Sistema Nacional de Registro de Datos Personales (SNRDP), FARLETZA-COURIER S.A. cuenta con una estructura formal de gobernanza y asesoría de privacidad liderada por su Delegado de Protección de Datos (DPD) externo debidamente posicionado:
• Nombres y Apellidos del DPD: Abg. David Paúl Sánchez Matovelle, Mgtr.
MBA.
• Calidad Jurídica: Delegado de Protección de Datos Personales
• Domicilio Laboral para Notificaciones: AV. MIGUEL ALCIVAR Y VICTOR
H. SICOURET EDIFICIO TORRES DEL NORTE A PISO 2 OFICINA 205
• Canal de contacto: dpd@farletza.com.ec
Cualquier titular de datos personales vinculado a la cadena de proveedores de la compañía, así como las autoridades de control técnico, podrán dirigir sus consultas, solicitudes de acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición o portabilidad, de forma directa e irrestricta al canal electrónico antes señalados, los cuales se encuentran bajo la administración técnica y supervisión directa del referido DPD.
2. CATEGORÍAS DE TITULARES DE LOS DATOS
Para los efectos de la presente Política, en estricto cumplimiento de la definición establecida en el artículo 4 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), se entenderá por Titular a la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de FARLETZACOURIER S.A. en el marco de una relación precontractual, contractual o postcontractual de provisión de bienes o prestación de servicios. Dado que la relación comercial puede entablarse tanto con personas naturales (comerciantes individuales, consultores independientes, artesanos) como con personas jurídicas (sociedades mercantiles), esta Política regula el tratamiento de los datos de los individuos que se enmarquen en cualquiera de las siguientes categorías analíticas:
2.1. Proveedor Postulante / Postulante en Licitación
Aplica a toda persona natural, así como al representante legal, apoderado, accionista, beneficiario final, directivo, empleado o persona de contacto de una persona jurídica, que participe activamente en cualquier proceso de selección,
cotización, licitación, evaluación preliminar o calificación de proveedores implementado por FARLETZA-COURIER S.A. El tratamiento en esta fase se orienta a verificar la idoneidad moral, técnica, financiera y operativa del postulante antes del establecimiento de un vínculo formal, aun cuando dicha postulación no devenga en una adjudicación o contratación definitiva.
2.2. Proveedor Vigente
Aplica a toda persona natural, así como al representante legal, apoderado, miembro del directorio, accionista, directivo o punto de contacto formal de una persona jurídica que mantenga una relación contractual, comercial u operativa activa y vigente con FARLETZA-COURIER S.A. para el suministro de bienes, ejecución de obras, desarrollo de proyectos tecnológicos o prestación de servicios auxiliares y de soporte vinculados al giro de negocio de la compañía.
2.3. Ex Proveedor
Aplica a toda persona natural, así como al representante legal, apoderado, accionista, directivo o empleado de una persona jurídica con quien FARLETZACOURIER S.A. haya concluido formalmente su relación contractual o comercial, ya sea por vencimiento del plazo, mutuo acuerdo, rescisión o terminación unilateral. El tratamiento de sus datos en esta etapa se restringe de manera estricta a la conservación obligatoria y bloqueo de la información para atender eventuales responsabilidades tributarias, aduaneras, comerciales, laborales o administrativas conforme a los plazos de prescripción legal del ordenamiento jurídico ecuatoriano.
2.4. Personal de Contacto, Operarios y Administradores del Proveedor
Aplica a todas las personas naturales que, bajo relación de dependencia o subcontratación con el Proveedor (ya sea postulante, vigente o ex proveedor), intervengan de forma directa o indirecta en la ejecución de los servicios y operaciones a favor de FARLETZA-COURIER S.A. Esta categoría incluye, de manera enunciativa pero no limitativa, a:
• Gestores de cuenta y asesores comerciales.
• Personal técnico de soporte informático o de infraestructura.
• Personal operativo de logística, transporte, choferes y despachadores
que ingresen a los centros de distribución o bodegas de la compañía.
• Personal de seguridad física o conserjería subcontratada.
• Cualquier operario del proveedor que requiera credenciales de acceso
lógico a los sistemas de información de FARLETZA-COURIER S.A. o acceso físico a sus instalaciones fijas. El Proveedor garantiza bajo su exclusiva responsabilidad que cuenta con las bases de legitimación necesarias y que ha notificado debidamente a su personal sobre el contenido de la presente Política, exonerando a FARLETZACOURIER S.A. de cualquier reclamación por la transferencia lícita de dichos datos para fines operativos.
3. ORIGEN DE LOS DATOS Y FUENTES DE INFORMACIÓN
Para el desarrollo de las relaciones comerciales, FARLETZA-COURIER S.A. requiere acceder, recopilar y tratar datos personales mediante distintos canales y metodologías organizativas. Los mecanismos de obtención de la información se dividen en mecanismos de recolección directa e indirecta, así como en la consulta legítima ante fuentes externas institucionalizadas.
3.1. Mecanismos de Recolección Directa e Indirecta
FARLETZA-COURIER S.A. recopila los datos personales de los Titulares a través de los siguientes flujos de captura operativos:
• Entrega Directa y Voluntaria: Se configura cuando el propio Titular (por
ejemplo, un proveedor persona natural o un representante legal) suministra sus datos de forma directa mediante los canales físicos o electrónicos habilitados por la compañía, tales como formularios web, correos electrónicos corporativos, cartas físicas de presentación o durante reuniones comerciales presidenciales.
• Recopilación Precontractual y Contractual: Se deriva directamente
de la entrega de documentación obligatoria exigida en los pliegos de licitación, ofertas técnicas, cotizaciones formales, acuerdos de confidencialidad, contratos de servicios (DPA) y órdenes de compra de bienes.
• Entrega por Cuenta del Empleador o Terceros Autorizados: Se
produce cuando el Proveedor persona jurídica, actuando en su calidad de empleador, transfiere a FARLETZA-COURIER S.A. los datos de sus operarios, técnicos o choferes para gestionar los accesos lógicos o físicos a las instalaciones de la compañía. El proveedor garantiza contar con la autorización suficiente de sus trabajadores para realizar dicha transmisión lícita.
3.2. Fuentes de Información Públicas y Privadas Autorizadas
FARLETZA-COURIER S.A., con base en sus políticas corporativas de cumplimiento y prevención de riesgos, podrá recopilar y validar datos
personales de los Titulares consultando de manera legítima en diversas bases de datos externas. Por Fuente de Información se entenderá de forma expresa a los siguientes organismos y repositorios nacionales:
• Los burós de información crediticia debidamente autorizados por el
órgano de control para operar en la República del Ecuador, con la finalidad de evaluar la solvencia económica y capacidad financiera del proveedor.
• La base de datos administrada por la Dirección Nacional de Registros
Públicos (o las entidades de control registral que la reemplacen o cumplan funciones similares) para la validación de identidades y propiedades.
• El repositorio institucional de la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros, con el objeto de auditar la composición accionaria, regularidad societaria, identidad de los administradores y nombramientos vigentes del proveedor.
• El sistema informático del Servicio de Rentas Internas (SRI) para
verificar la vigencia del Registro Único de Contribuyentes (RUC), el estado de cumplimiento tributario y la validez de la facturación electrónica.
• Cualquier otra plataforma digital de carácter público, estatal o judicial
(tales como la Función Judicial o la Agencia Nacional de Tránsito) idónea para constatar antecedentes mercantiles, penales, civiles o administrativos del proveedor o de sus representantes, siempre que el acceso sea conforme con la regulación de protección de datos vigente.
4. INVENTARIO Y TIPOLOGÍA DE DATOS PERSONALES TRATADOS
En el ejercicio de sus facultades de control y supervisión comercial, FARLETZA-COURIER S.A. procesa diversas categorías de datos personales pertenecientes a los Titulares señalados en el numeral 2 de esta Política. Los datos recolectados se limitan estrictamente a aquellos que resulten adecuados, pertinentes y estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades contractuales, legales e institucionales de la organización, clasificándose técnicamente de la siguiente manera:
4.1. Datos No Sensibles
• Datos Identificativos: Nombres y apellidos completos, número de
cédula de ciudadanía o identidad, Registro Único de Contribuyentes (RUC), firma (ológrafa, electrónica o manuscrita), imagen fotográfica, registros de voz y cualquier otro identificador numérico asignado por la autoridad pública.
• Datos de Contacto: Número de teléfono convencional, número de
teléfono celular, dirección de correo electrónico corporativo o personal, ciudad, provincia y referencias domiciliarias precisas.
• Características Personales: Fecha de nacimiento, sexo, estado civil,
nacionalidad y país de origen.
• Datos de Ubicación Física: Dirección de la oficina principal, ubicación
territorial de los establecimientos comerciales, bodegas o centros de distribución (provincia, ciudad, parroquia, calle y número), así como coordenadas de geolocalización de dichos locales comerciales.
• Datos Financieros, Crediticios y Económicos: Certificados bancarios,
número y tipo de cuentas bancarias (corriente o de ahorros), código SWIFT/IBAN, declaraciones tributarias, historial de crédito y niveles de endeudamiento general. Asimismo, comprende la información contable relativa a pagos efectuados, retenciones impositivas, facturas electrónicas emitidas, descuentos comerciales aplicados y cualquier otro dato económico indispensable para la gestión de la relación mercantil con FARLETZA-COURIER S.A.
• Datos Académicos y Profesionales: Profesión, ocupación, cargo o
función desempeñada dentro de la organización del proveedor, certificaciones técnicas de especialización, reportes de capacitaciones, licencias de conducir operativas, permisos de trabajo específicos e información de trayectoria laboral.
• Datos de Antecedentes Penales y Judiciales: Información relativa a la
naturaleza de delitos, infracciones administrativas, civiles o laborales, su estado procesal actual y la fuente pública de origen de dicha información, tratada exclusivamente cuando la normativa legal vigente lo exija o sea estrictamente necesario para mitigar riesgos de fraude o garantizar la seguridad de los activos de la compañía.
4.2. Datos Sensibles y de Categorías Especiales
De conformidad con el régimen normativo de protección de datos, las categorías especiales de información exigen una protección reforzada y salvaguardas técnicas adicionales. FARLETZA-COURIER S.A. tratará datos sensibles de los proveedores o de su personal operativo únicamente bajo los supuestos estrictamente previstos en este documento y en los acuerdos físicos o electrónicos suscritos para tal efecto:
• Datos Biométricos: Registros de reconocimiento facial utilizado única y
exclusivamente para la validación fehaciente de la identidad del Titular, con fines estrictos de seguridad perimetral, prevención del fraude y
control del acceso físico a las oficinas administrativas, centros de distribución y bodegas de FARLETZA-COURIER S.A.
• Firma Digitalizada con Validación Biométrica: Captura de la firma
manuscrita efectuada a través de dispositivos electrónicos que registren rasgos de presión, velocidad y trazo del Titular, la cual podrá ser empleada para garantizar la validez legal en la suscripción de contratos, actas de entrega-recepción, órdenes de compra, solicitudes de pago y otros instrumentos mercantiles con valor jurídico. FARLETZA-COURIER S.A. se compromete de forma vinculante a utilizar estos datos sensibles de manera restrictiva, garantizando que su almacenamiento y procesamiento se ejecute bajo los más altos estándares de cifrado y disociación técnica lógicos.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Y BASES LEGITIMADORAS
De conformidad con el artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), todo tratamiento de datos personales ejecutado por FARLETZA-COURIER S.A. debe estar sustentado obligatoriamente en una base de legitimación jurídica válida. La compañía prohíbe el procesamiento de información para fines incompatibles con aquellos que justificaron su recolección inicial. A continuación, se detallan de forma taxativa las finalidades operativas del tratamiento organizadas según su correspondiente base de legitimación legal:
5.1. Tratamientos basados en la Ejecución de un Contrato o Medidas
Precontractuales Al amparo del artículo 7, numeral 5 de la LOPDP, FARLETZA-COURIER S.A. trata los datos personales de los Titulares para las siguientes finalidades indispensables para el nacimiento, mantenimiento y desarrollo de la relación comercial:
• Procesos de Selección e Homologación: Identificar, evaluar, calificar,
auditar y seleccionar al Titular o a su representada como proveedor apto de bienes o servicios para la compañía.
• Canales de Comunicación Licitatoria: Establecer contacto formal con
el Titular en relación con procesos de cotización, licitación, evaluación, concursos de ofertas o negociaciones precontractuales.
• Estudios de Viabilidad Comercial: Desarrollar análisis internos de
riesgo corporativo y estudios técnicos de idoneidad para determinar la posibilidad real de contratar al Titular.
• Validación de Credenciales Financieras: Verificar y validar la vigencia
de los datos tributarios, bancarios y comerciales proporcionados por el Titular, incluyendo el contacto con las referencias comerciales o profesionales suministradas.
• Auditoría de Conflictos de Interés: Investigar y constatar la existencia
de posibles conflictos de interés entre el Titular, su representada, sus accionistas o directivos, y el personal administrativo o directivo de
FARLETZA-COURIER S.A.
• Gestión Económica y de Pagos: Administrar los flujos financieros
relativos a facturación electrónica, órdenes de pago, revisiones de cuentas, retenciones de ley, conciliaciones bancarias, notas de crédito y descuentos comerciales asociados a los servicios prestados o bienes adquiridos.
• Control de Calidad Contractual: Gestionar, mantener, supervisar y
evaluar de forma continua el desarrollo de la relación contractual, lo cual comprende medir el cumplimiento de los niveles de servicio (SLAs) y controlar la calidad de las prestaciones recibidas.
• Plataforma de Notificaciones Operativas: Informar al Titular a través
de correos electrónicos, llamadas telefónicas, SMS, mensajería de WhatsApp® o notificaciones push sobre cualquier contingencia, requerimiento técnico o estado de la relación mercantil.
• Auditorías Técnicas de Cumplimiento: Ejecutar auditorías e
inspecciones sobre los sistemas de información, infraestructura y procesos del Titular para constatar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales en materia de seguridad de la información y privacidad de datos.
• Gestión de Credenciales Lógicas: Administrar el alta, baja,
modificación y control de perfiles, usuarios y privilegios de acceso a los sistemas informáticos, aplicaciones corporativas y redes de FARLETZACOURIER S.A., cuando el proveedor requiera de estas herramientas para ejecutar su servicio.
• Ciberseguridad y Mitigación de Incidentes: Monitorear y gestionar la
seguridad lógica a nivel operativo, incluyendo la prevención, detección, contención y respuesta oportuna ante incidentes de seguridad o brechas de datos vinculadas a los servicios tecnológicos del proveedor.
• Borrado Seguro de Activos: Coordinar y ejecutar procesos de borrado
seguro e irreversible de la información propiedad de FARLETZACOURIER S.A. alojada en los dispositivos informáticos o servidores asignados al Titular al término de la relación contractual.
• Continuidad del Negocio: Administrar y evaluar los planes de
contingencia y resiliencia ante desastres informáticos o interrupciones operativas respecto de aquellos proveedores catalogados como críticos para FARLETZA-COURIER S.A.
• Programas de Capacitación Especializada: Coordinar y ejecutar
jornadas de capacitación técnica en materia de seguridad, prevención de riesgos o políticas internas de la compañía dirigidas al personal del proveedor, así como verificar su asistencia y aprobación.
• Atención de Reclamaciones y Emergencias: Tramitar y dar
seguimiento a las quejas, controversias jurídicas, requerimientos técnicos, contingencias operativas o situaciones de emergencia relacionadas directamente con el Titular.
5.2. Tratamientos basados en el Cumplimiento de una Obligación Legal
Al amparo del artículo 7, numeral 2 de la LOPDP, FARLETZA-COURIER S.A. procesará información personal para dar estricto cumplimiento al ordenamiento jurídico de la República del Ecuador:
• Sustento de Expedientes de Cumplimiento: Levantar archivos
históricos, registros corporativos y expedientes de debida diligencia exigidos por los diversos órganos de control del Estado ecuatoriano o por mandatos legales específicos.
• Prevención de Lavado de Activos: Ejecutar los análisis técnicos,
cruces de bases de datos y reportes obligatorios dirigidos a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), orientados a la prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos conexos, de conformidad con la normativa antilavado vigente.
• Declaraciones e Informes Tributarios: Procesar los datos financieros y
comerciales del proveedor para cumplir rigurosamente con las obligaciones de retención, anexos transaccionales (ATS) e informes exigidos por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
• Atención a Requerimientos de Autoridades: Responder de manera
oportuna, completa y formal a los requerimientos de información emitidos por jueces, fiscales, intendencias o autoridades administrativas en el ejercicio de sus funciones legales.
• Verificación de Antecedentes Legales: Validar el estado de
cumplimiento de las obligaciones societarias, laborales y comerciales del proveedor ante la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, el Ministerio del Trabajo y el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
(IESS).
• Adopción de Resoluciones de la SPDP: Implementar de manera
obligatoria las directrices, guías, lineamientos técnicos y mandatos emitidos por la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP), incluyendo el registro formal de las bases de datos ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales cuando corresponda.
5.2.3. Tratamientos basados en el Interés Legítimo de FARLETZA-
COURIER S.A.
Al amparo del artículo 7, numeral 8 de la LOPDP, FARLETZA-COURIER S.A. ejecuta tratamientos fundamentados en sus intereses comerciales y corporativos legítimos, garantizando que estos no vulneren de forma desproporcionada los derechos y libertades de los Titulares:
• Seguridad Física y Videovigilancia (CCTV): Grabar y almacenar de
forma continua imágenes y videos de los Titulares a través de los sistemas de circuito cerrado de televisión instalados en los perímetros, oficinas, bodegas y centros de distribución de FARLETZA-COURIER S.A. Esta finalidad se restringe exclusivamente a salvaguardar la seguridad física de las personas, proteger los activos materiales contra robos o asaltos, y servir como respaldo probatorio ante incidentes de seguridad.
• Validación Externa de Idoneidad Documental: Consultar bases de
datos externas de carácter público o privado para constatar la autenticidad, vigencia y exactitud de los títulos profesionales, permisos de operación, certificados técnicos y cédulas de identidad presentados por el proveedor.
• Modelos Predictivos y Analítica de Riesgo Operativo: Procesar datos
agregados o específicos para el desarrollo de modelos analíticos internos orientados a la prevención del fraude comercial, la optimización de la cadena de suministro, la evaluación del riesgo crediticio de los proveedores y la toma de decisiones estratégicas de negocio.
• Gestión de Atenciones Corporativas: Administrar el envío de
correspondencia institucional, invitaciones a eventos gremiales, entrega de obsequios comerciales o felicitaciones institucionales dirigidas a los puntos de contacto del proveedor.
5.2.4. Tratamientos basados en el Consentimiento Explícito
Al amparo del artículo 7, numeral 1 de la LOPDP, para aquellos tratamientos que excedan el cumplimiento legal o la estricta ejecución del contrato, FARLETZA-COURIER S.A. solicitará la autorización previa, libre, específica, informada e inequívoca del Titular:
• Transferencia a Aliados Estratégicos: Comunicar o compartir datos
personales de los proveedores con terceras empresas aliadas o vinculadas comercialmente, con el fin exclusivo de permitir que el Titular acceda a beneficios corporativos, programas de fidelidad cruzados o productos comerciales diseñados de forma conjunta.
• Autenticación Automatizada: Utilizar los datos biométricos faciales o
dactilares para enrolamientos voluntarios en sistemas tecnológicos avanzados de autenticación de identidad o firma digitalizada en plataformas donde la ley exija o sugiera el consentimiento como base primordial de legitimidad.
6. EFECTOS DE LA FALTA DE ACCESO O NEGATIVA A LA ENTREGA DE
DATOS
El Titular declara conocer y comprender de manera expresa que los datos personales solicitados por FARLETZA-COURIER S.A. a través de sus canales físicos o digitales son estrictamente necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones legales vigentes en materia comercial, societaria, tributaria, aduanera y de prevención de lavado de activos, así como para la correcta estructuración, formalización, ejecución, control de calidad y liquidación de la relación contractual derivada de la provisión de bienes y servicios. En consecuencia, la entrega oportuna, completa, exacta y veraz de dicha información constituye una condición técnica e institucional indispensable para que FARLETZA-COURIER S.A. pueda atender sus requerimientos comerciales. El Titular garantiza y se responsabiliza plenamente en el ámbito civil y administrativo de que los datos proporcionados a la compañía sean exactos, íntegro, precisos, comprobables, claros y que se mantengan debidamente actualizados durante todo el ciclo de vida contractual. La omisión, negativa a proporcionar los datos, la entrega de información incompleta, errónea o inexacta, o la revocatoria posterior de autorizaciones sobre datos necesarios generará los siguientes efectos jurídicos y operativos de forma inmediata:
6.1. Imposibilidad de Calificación, Adjudicación o Formalización
Contractual En la fase precontractual, la falta de entrega de la documentación de identificación, composición accionaria, regularidad fiscal o credenciales técnicas impedirá de forma absoluta que FARLETZA-COURIER S.A. ejecute el proceso obligatorio de debida diligencia y homologación previsto en su normativa interna. En consecuencia, la compañía se encontrará imposibilitada legalmente para calificar al Titular como proveedor apto, lo que derivará en su descalificación automática de cualquier proceso de licitación, concurso de
ofertas o cotización en curso, impidiéndose la adjudicación de órdenes de compra o la firma definitiva del contrato de servicios correspondiente.
6.2. Suspensión de Flujos Operativos, Órdenes de Compra y
Procesamiento de Pagos Respecto de las relaciones comerciales que ya se encuentren vigentes, la negativa a entregar los datos personales necesarios o la revocatoria de tratamientos esenciales (tales como datos de cuentas bancarias, registros de facturación electrónica o datos identificativos de los operarios y choferes encargados del transporte y despacho) facultará de forma expresa a FARLETZA-COURIER S.A. a adoptar las siguientes medidas de resguardo y sanción contractual:
• La suspensión inmediata de la emisión de nuevas órdenes de compra o
solicitudes de servicios, congelando la relación operativa hasta que se subsane la omisión informativa.
• La imposibilidad material y legal de procesar transferencias bancarias,
pagos de facturas, reembolsos económicos, liquidaciones de haberes o la aplicación de descuentos comerciales legítimos, exonerando a FARLETZA-COURIER S.A. de cualquier mora o recargo financiero derivado de dicha retención.
• La prohibición de ingreso físico del personal, técnicos o vehículos del
proveedor a las oficinas, centros de distribución, bodegas o instalaciones perimetrales de FARLETZA-COURIER S.A., por motivos estrictos de seguridad de la información y control de riesgos físicos.
• La afectación directa en la calidad, oportunidad y continuidad de la
relación comercial, pudiendo configurar un incumplimiento contractual grave por parte del proveedor que faculte a FARLETZA-COURIER S.A. a declarar la terminación unilateral y anticipada del vínculo comercial por causas imputables de forma exclusiva al Titular. En los casos específicos en que la finalidad del tratamiento de datos personales esté basada única y exclusivamente en el consentimiento explícito del Titular (conforme al numeral 5.4 de esta Política), la negativa a proporcionar dichos datos específicos o la revocatoria de dicho consentimiento no afectará en modo alguno el cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales principales sustentadas en las demás bases de legitimación de la LOPDP.
7. ACCESO DE TERCEROS, COMUNICACIONES Y TRANSFERENCIAS
Para el correcto desarrollo de su operación comercial y en estricto cumplimiento de la normativa legal vigente, FARLETZA-COURIER S.A. podrá permitir el acceso de terceros a los datos personales de los Titulares, así como realizar transferencias lícitas de información de conformidad con los
parámetros establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP). FARLETZA-COURIER S.A. garantiza que toda comunicación de datos se ejecutará bajo condiciones estrictas de seguridad y confidencialidad, limitando el acceso únicamente a la información que resulte indispensable para el cumplimiento del fin autorizado.
7.1. Transferencias Legítimas a Autoridades de Control
Al amparo del artículo 7, numeral 2 de la LOPDP y exceptuando la necesidad de consentimiento conforme a las reglas de exclusión legal, FARLETZACOURIER S.A. podrá comunicar o transferir de forma lícita los datos personales de los Titulares a las siguientes instituciones públicas y órganos de control perentorio dentro de la República del Ecuador:
• Servicio de Rentas Internas (SRI): Para la remisión obligatoria de
información financiera, retenciones impositivas, declaraciones de IVA e Impuesto a la Renta, y el sustento técnico de la facturación electrónica.
• Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros: Para la
presentación de informes de auditoría externa, actualización de libros societarios y control de regularidad jurídica de la cadena de proveedores.
• Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE): Para el
cumplimiento estricto del régimen de reporte de operaciones inusuales e injustificadas dentro del marco de la prevención del lavado de activos y financiamiento de delitos.
• Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y Ministerio del
Trabajo: Para la validación de la regularidad laboral y aportaciones de los técnicos u operarios del proveedor que presten servicios tercerizados dentro de las instalaciones de FARLETZA-COURIER S.A.
• Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP): Para
la atención de inspecciones técnicas, auditorías gubernamentales, o la inscripción obligatoria de flujos y bases de datos en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales.
• Función Judicial y Fiscalía General del Estado: Para dar estricto
cumplimiento a providencias, mandatos u órdenes judiciales motivadas que exijan la exhibición de información de los proveedores en el marco de una investigación o proceso judicial en curso.
7.2. Comunicación a Encargados, Corresponsables y Destinatarios
Cuando el tratamiento involucre a terceras entidades de carácter privado (tales como empresas del mismo grupo económico, aliados de negocios o proveedores de servicios auxiliares), FARLETZA-COURIER S.A. aplicará los
mecanismos de formalización y control previstos de forma vinculante en la Sección 3 del presente Informe de Asesoría, clasificando la comunicación bajo tres modalidades contractuales rigurosas:
• Encargados del Tratamiento: Aplicará para aquellas compañías o
consultores que presten servicios tecnológicos o comerciales por cuenta y bajo las instrucciones documentadas de FARLETZA-COURIER S.A. (v.gr., servicios de alojamiento de datos/datacenter, proveedores de software en la nube ERP/CRM, empresas de seguridad física perimetral, consultores jurídicos y firmas de auditoría contable). Estos terceros se verán obligados irrestrictamente a suscribir un Contrato de Acceso a Datos (DPA) bajo el artículo 42 de la LOPDP, asumiendo el deber de secreto, la prohibición de subcontratación no autorizada y el sometimiento a auditorías técnicas anuales por parte de FARLETZA-
COURIER S.A.
• Responsables Conjuntos / Corresponsables: Aplicará en los
supuestos operacionales en que FARLETZA-COURIER S.A., de manera coordinada con un aliado comercial estratégico o una filial societaria, determine de mutuo acuerdo las finalidades fundamentales y los medios lógicos para la explotación de una base de datos de proveedores. Esta modalidad exigirá la suscripción del Acuerdo de Corresponsabilidad amparado en el artículo 26 de la LOPDP, delimitando milimétricamente las funciones de cada parte, el reparto de cargas patrimoniales y el establecimiento del punto unificado de contacto para atender las solicitudes de los titulares.
• Destinatarios Independientes: Aplicará cuando FARLETZA-COURIER
S.A. transmita datos personales a una entidad privada que actuará como un Responsable autónomo una vez perfeccionada la entrega de la información (v.gr., burós de información crediticia autorizados para el análisis de riesgo). En este escenario, la formalización se ejecutará mediante la inserción de Cláusulas de Comunicación Segura de Datos, estipulando la base legal de legitimación que ampara la entrega, la ruptura de la cadena de responsabilidad operativa una vez transmitida la base y la prohibición absoluta de re-transferir dicha información a terceras personas sin una base legal autónoma y válida.
8. PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y RETENCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los datos personales de los Titulares serán conservados por FARLETZACOURIER S.A. únicamente durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades explícitas, legítimas y específicas que justificaron su recopilación, de conformidad con el principio de conservación consagrado en el artículo 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, extinguida la relación contractual comercial principal o revocado el consentimiento (en los casos que aplique), FARLETZA-COURIER S.A. procederá al bloqueo inmediato de las bases de datos personales correspondientes. El bloqueo técnico implica el aislamiento estricto de la información en los sistemas informáticos, impidiendo que el personal operativo ejecute tratamientos ordinarios (como consultas, modificaciones o difusiones) y limitando su acceso de forma exclusiva a la Dirección Jurídica y al Delegado de Protección de Datos (DPD) para la atención de posibles responsabilidades administrativas, fiscales, laborales o judiciales derivadas del vínculo contractual previo. Los plazos máximos de retención y conservación segura de la información, en estricto cumplimiento de la normativa sectorial y general aplicable en la República del Ecuador, se ejecutarán bajo los siguientes parámetros cronológicos:
• Datos de Proveedores Postulantes (Procesos de Selección no
Adjudicados): Los datos y documentación técnica, comercial y societaria recopilada durante las fases de licitación o concurso de ofertas que no hayan culminado en la formalización de un contrato serán conservados por un plazo máximo de 1 año a partir de la fecha de cierre del proceso de selección. Esta retención se justifica en la necesidad de auditar internamente la transparencia de las compras corporativas o reconsiderar al postulante para futuras mesas de negociación, procediéndose posteriormente a su destrucción definitiva.
• Documentación Comercial, Contractual y Financiera de
Proveedores: Las bases de datos relativas a contratos principales, Data Processing Agreements (DPA), órdenes de compra, actas de entregarecepción, comprobantes de retención e historial de facturación electrónica serán conservadas por un plazo obligatorio de 7 años. Este periodo se computará a partir de la fecha de terminación del respectivo vínculo contractual o de la emisión del documento contable, de conformidad con los plazos de prescripción de acciones y retención de libros contables previstos en el Código de Comercio ecuatoriano y la Ley de Régimen Tributario Interno (LRTI).
• Registros de Videovigilancia y CCTV (Interés Legítimo): Las
imágenes y videos capturados de forma continua por el sistema de circuito cerrado de televisión en las instalaciones perimetrales, oficinas, centros de distribución y bodegas de FARLETZA-COURIER S.A. serán conservados por un plazo estándar de 30 días calendario. Transcurrido este tiempo, se ejecutará el borrado automatizado por sobreescritura física del sistema informático, salvo que los archivos contengan evidencia material de un incidente de seguridad, siniestro o presunto
acto ilícito, en cuyo caso se resguardarán bajo cadena de custodia técnica hasta ser entregados formalmente a la Fiscalía General del Estado o judicaturas competentes.
• Datos de Control de Acceso y Credenciales Lógicas del Personal
del Proveedor: Los registros de cédulas de identidad, perfiles de usuario informático, autorizaciones de ingreso y registros biométricos de los técnicos u operarios del proveedor serán conservados por un plazo de 3 años tras la conclusión de la prestación de los servicios operativos. Este plazo responde a la necesidad de atender eventuales requerimientos de información de las autoridades judiciales o administrativas en materia de seguridad laboral o responsabilidad solidaria. Una vez vencido el respectivo plazo de conservación legal o contractual antes detallado, FARLETZA-COURIER S.A. —o el Encargado que actúe bajo sus instrucciones documentadas— procederá a la supresión, destrucción irreversible o anonimización definitiva de las bases de datos personales. Se aplicarán para ello métodos lógicos y mecánicos de borrado seguro que impidan de forma absoluta cualquier intento técnico de recuperación o restauración de la información, de conformidad con los estándares previstos en la REGULACIÓN aplicable.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES Y CANAL DE ATENCIÓN ARCO
En estricto cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento General, FARLETZA-COURIER S.A. garantiza de forma irrestricta el pleno ejercicio de los derechos fundamentales de protección de datos personales de los Titulares vinculados a su cadena de proveedores. Los Titulares podrán invocar sus derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión del tratamiento y a no ser objeto de decisiones automatizadas en cualquier momento de la relación comercial o postcontractual.
9.1. Catálogo de Derechos Ejercibles
De conformidad con la normativa ecuatoriana vigente, los Titulares bajo el alcance de esta Política podrán ejercer los siguientes derechos específicos ante el Responsable del Tratamiento:
• Derecho de Acceso: El Titular tiene la facultad jurídica de solicitar y
obtener de FARLETZA-COURIER S.A. información clara, completa y detallada sobre si sus datos personales están siendo objeto de tratamiento, qué categorías de datos están guardados, el origen de los mismos, las finalidades del procesamiento, los plazos de conservación previstos y las transferencias o comunicaciones lícitas realizadas o planificadas.
• Derecho de Rectificación y Actualización: El Titular tiene derecho a
exigir que FARLETZA-COURIER S.A. modifique, corrija, complete o actualice de forma inmediata sus datos personales cuando estos resulten inexactos, erróneos, incompletos, desactualizados o falsos, debiendo aportar para el efecto el sustento documental que justifique la modificación técnica solicitada.
• Derecho de Eliminación (Supresión): El Titular podrá requerir el
borrado definitivo y seguro de sus datos personales de los servidores y bases de datos de la compañía. Este derecho procederá de forma obligatoria cuando los datos ya no sean necesarios para las finalidades que motivaron su recolección, se haya cumplido el plazo de conservación, se haya revocado el consentimiento o el tratamiento sea calificado como ilícito por la autoridad de control. Se exceptuará la eliminación cuando persista una obligación contractual vigente, un mandato legal de retención tributaria o aduanera, o cuando los datos sean indispensables para la defensa judicial de FARLETZA-COURIER
S.A.
• Derecho de Oposición: El Titular tiene la facultad de oponerse al
tratamiento de sus datos personales o exigir el cese de un flujo de procesamiento específico. Este derecho aplicará prioritariamente cuando el tratamiento se fundamente en el Interés Legítimo de la compañía (v.gr., acciones de marketing directo o elaboración de perfiles comerciales secundarios). FARLETZA-COURIER S.A. cesará el procesamiento de forma inmediata, a menos que demuestre motivos legítimos, imperiosos y urgentes que prevalezcan sobre los derechos del Titular, o para la formulación y ejercicio de reclamaciones legales.
• Derecho de Portabilidad: El Titular podrá solicitar a FARLETZA-
COURIER S.A. la entrega de un clon técnico de sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, de uso común, interoperable y de lectura mecánica, con el fin de custodiarlos por cuenta propia o transferirlos de forma directa a otro responsable del tratamiento definido por él. Este derecho aplicará exclusivamente sobre los datos entregados directamente por el Titular y cuyo tratamiento se base en el consentimiento o en la ejecución de un contrato.
• Derecho de Suspensión del Tratamiento: El Titular tiene derecho a
exigir de forma temporal que FARLETZA-COURIER S.A. paralice o restrinja cualquier operación de tratamiento sobre sus datos cuando se verifique alguno de los siguientes supuestos lógicos: (i) mientras la compañía verifica la exactitud de los datos impugnados por el Titular; (ii) cuando el tratamiento sea ilícito y el Titular se oponga a la eliminación solicitando en su lugar la limitación de uso; (iii) cuando FARLETZA-
COURIER S.A. ya no necesite los datos para sus operaciones, pero el Titular los requiera para la formulación o defensa de reclamaciones judiciales; o (iv) cuando el Titular se haya opuesto al tratamiento basado en interés legítimo y se evalúe si los motivos de la compañía prevalecen sobre los suyos.
• Derecho a no ser objeto de Decisiones Automatizadas (incluida la
Elaboración de Perfiles): El Titular tiene derecho a no someterse a decisiones de FARLETZA-COURIER S.A. basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas o algoritmos que produzcan efectos jurídicos directos en su esfera personal o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales. El Titular podrá exigir en todo momento una explicación técnica sobre el modelo analítico aplicado, presentar impugnaciones formales y solicitar la intervención humana directa por parte de los especialistas de la compañía.
• Derecho a la Revocatoria del Consentimiento: Para aquellos flujos de
procesamiento que no se sustenten en una obligación legal o contractual, el Titular podrá retirar su autorización en cualquier momento, lo cual obligará a FARLETZA-COURIER S.A. a cesar el tratamiento específico de forma inmediata sin efecto retroactivo.
9.2. Requisitos Mínimos y Procedimiento para la Presentación de
Solicitudes Para viabilizar la atención oportuna y formal de las solicitudes de derechos ARCO, FARLETZA-COURIER S.A., bajo la asesoría de su Delegado de Protección de Datos (DPD), establece un canal unificado y un procedimiento estandarizado de obligatorio cumplimiento.
1. Formas de Envío de la Solicitud
El Titular o su representante legal debidamente acreditado podrá canalizar su requerimiento a través de dos ventanillas formales:
• Canal Electrónico Prioritario: Remisión de un correo electrónico formal
dirigido al buzón institucional: legal@farletza.com.ec
• Canal Físico Presencial: Entrega material de la Solicitud Escrita en
Materia de Protección de Datos Personales en la recepción de la oficina matriz de la compañía.
2. Contenido Mínimo de la Solicitud
De conformidad con los estándares de seguridad jurídica, toda solicitud presentada por un Titular deberá contener obligatoriamente los siguientes requisitos documentales e informativos para evitar su rechazo por falta de identidad:
• Nombres y apellidos completos del Titular de los datos.
• Dirección de correo electrónico válida, número telefónico u otro medio
técnico idóneo para recibir las notificaciones y respuestas del proceso.
• Copia legible del documento público que acredite la identidad del
solicitante (Cédula de Ciudadanía, Identidad o Pasaporte). En caso de que la solicitud sea presentada a través de un tercero, se deberá adjuntar obligatoriamente el poder legal o carta de autorización suscrita ante la autoridad competente que faculte de forma expresa la representación en materia de privacidad.
• Descripción clara, precisa y detallada de los datos personales
específicos respecto de los cuales busca ejercer el derecho, detallando además el área, sistema o relación comercial de FARLETZA-COURIER S.A. donde presume que se encuentran alojados.
• La petición concreta, debidamente motivada y justificada, especificando
la acción técnica que solicita ejecutar (v.gr., corrección de número de cuenta, eliminación de registro fotográfico, etc.).
• Documentación de soporte (pruebas documentales) en los casos en que
la solicitud implique una rectificación, actualización o la acreditación de una causal de suspensión.
3. Plazos de Respuesta y Resolución
Recibida la solicitud con la totalidad de los requisitos mínimos señalados, el Área Legal de FARLETZA-COURIER S.A. registrará el expediente en la bitácora de control y procederá a su análisis técnico y jurídico. La compañía emitirá su resolución formal de aceptación o denegación motivada en los plazos previstos por la REGULACIÓN vigente en la República del Ecuador. FARLETZA-COURIER S.A. podrá denegar total o parcialmente lo solicitado por el Titular únicamente bajo las excepciones taxativas prescritas en la LOPDP, incluyendo los casos en que el ejercicio del derecho afecte de manera desproporcionada los derechos de terceras personas, obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso, ponga en riesgo la seguridad nacional o impida el cumplimiento de las obligaciones fiscales, tributarias o antilavado que pesan sobre la compañía.
10. MARCO ELECTRÓNICO, LEGISLACIÓN APLICABLE Y REFORMAS
10.1. Uso de Medios Electrónicos y Canales Digitales
El Titular manifiesta de manera expresa su consentimiento para la utilización de canales digitales, plataformas web, correos electrónicos corporativos y demás medios informáticos o telemáticos habilitados por FARLETZA-COURIER S.A. para el desarrollo de las gestiones precontractuales, contractuales y operativas
derivadas de la provisión de bienes o servicios. Las partes reconocen actuar bajo los principios de buena fe y licitud de actividades. En su calidad de usuario e interactuante de estos sistemas informáticos, el Titular ratifica, acepta y declara de manera irrevocable que las instrucciones, envíos de información, aceptaciones de términos, declaraciones y comunicaciones realizadas a través de los referidos medios electrónicos —incluyendo formularios web, el uso de códigos dinámicos, contraseñas de acceso asignadas u otros métodos de validación digital dispuestos por la compañía— tendrán plena validez legal y carácter jurídicamente vinculante. De conformidad con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos de la República del Ecuador y su respectivo Reglamento General, dichos métodos de validación y mensajes de datos aparejan los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita y los documentos físicos tradicionales, considerándose prueba material e idónea de la voluntad de las partes y de la licitud de los flujos de tratamiento de datos personales ejecutados.
10.2. Legislación Aplicable y Jurisdicción Competente
Los términos, condiciones, salvaguardas y derechos contenidos en la presente Política se rigen, interpretan y ejecutan de estricto acuerdo con las leyes y normativas vigentes en la República del Ecuador. Cualquier controversia, duda o reclamación que se derive de la interpretación o aplicación de este documento, así como de los tratamientos de datos personales asociados a la cadena de proveedores que no pueda ser resuelta de mutuo acuerdo mediante la intermediación del Delegado de Protección de Datos (DPD) de FARLETZA-COURIER S.A., será sometida prioritariamente al procedimiento administrativo especial ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP). En caso de requerir la vía judicial, las partes renuncian de forma expresa a cualquier otro fuero o jurisdicción extranjera y se someten a los jueces competentes en materia Civil o Constitucional de la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas.
10.3. Reformas, Modificaciones y Vigencia
FARLETZA-COURIER S.A. se reserva el derecho exclusivo de realizar cambios, adiciones, actualizaciones o modificaciones sustanciales a la presente Política en cualquier momento, ya sea para adaptarla a nuevas realidades operativas de la compañía, optimizar las medidas de ciberseguridad, o dar cumplimiento a futuras reformas legales o resoluciones técnicas vinculantes dictadas por la SPDP. Toda modificación a este cuerpo normativo exterior será comunicada oportunamente a los Titulares a través de los canales oficiales de comunicación
corporativa de FARLETZA-COURIER S.A., lo que podrá incluir avisos destacados en su sitio web institucional, comunicaciones directas dirigidas a los correos electrónicos de los proveedores registrados, o mediante anexos digitales en los sistemas de facturación y órdenes de compra. La fecha de la última actualización estará permanentemente visible en el encabezado o pie de página del documento electrónico. El uso continuado de los servicios, el ingreso a las instalaciones o la ejecución de las prestaciones comerciales por parte del proveedor con posterioridad a la notificación de la reforma constituirá la aceptación tácita y sin reservas de los nuevos términos de privacidad de la compañía. Aprobado:
Carlos José Villamar Cabrera Gerente General
